Xenon forte: Veliki iskorak u digitalizaciji

Poslovanje banaka je uvijek zahtijevalo upotrebu velikih količina papirnatih dokumenata, pa je u zadnjih nekoliko godina digitalizacija postala nužan proces. Zbog širokog opsega posla potrebno je smanjiti opterećenje zaposlenika i pojednostaviti im rad uz povećanje njihove brzine i učinkovitosti. Uz učinkovite digitalne alate moguće je optimizirati poslovanje te osigurati jednostavniju, sigurniju i točniju obradu dokumenata.

Na taj je način moguće smanjiti troškove i povećati produktivnost čime se u konačnici ostvaruje i veća profitabilnost. Znamo da proces digitalizacije započinje prikupom i prihvatom podataka pa tako taj proces najčešće kreće od multifunkcijskih uređaja koji se u različitim odjelima u bankama koriste upravo tamo gdje dokumenti ulaze u poduzeće. Kyocera multifunkcijski uređaji imaju HyPAS, platformu za razvoj aplikacija i upravo je nju Xenon forte, pružatelj rješenja za upravljanje dokumentima i usluga ispisa, iskoristio za razvoj rješenja koje jednostavno skeniranje dokumenta pretvara u pravi prihvat dokumenata u digitalizirani sustav banaka. Tako se računalu nečitljivi dokumenti pretvaraju u strukturirani format iz kojeg se mogu čitati i prikupljati informacije. Prilagodljivost rješenja osigurava pružanje točno onakve usluge kakva odgovara potrebama poduzeća korisnika (u ovom slučaju bankama). 

»Naš razvojni tim prilagođava rješenja pojedinačnim kupcima i njihovim individualnim potrebama. Za HyPAS platformu razvili smo nekoliko namjenskih aplikacija čije se funkcionalnosti u praksi nadopunjuju uslugama vanjskih specijaliziranih pružatelja usluga. Na taj način poduzećima možemo omogućiti potpuno automatizirani krug digitalizacije računa ili temeljito vođenje dokumentacije za svakog zaposlenika u poduzeću,« kaže Ciril Kraševec, direktor tvrtke Xenon forte i dodaje: »Xenon forte ima veliko iskustvo u području digitalizacije poslovanja, posebice u bankarskom i financijskom sektoru, jer surađuje s nizom važnih banaka u Sloveniji.

Iako optimizacija ispisnog okruženja gotovo uvijek rezultira smanjenjem broja uređaja za ispis, oni su sve važniji za banke i poduzeća, jer im uloga nije samo u obavljanju zadataka ispisa, već su kamen temeljac za prihvat papirnatih dokumenata u elektroničkom obliku i njihov prijenos na back-office bankarske sustave.«

Prilagodba u bankama

Xenon forte je najviše na području Slovenije iskoristio sve ove prednosti kako bi ostvario uspješnu suradnju sa brojnim bankama i pomogao im u digitalnoj transformaciji i ostvarenju ciljeva poslovanja bez papira. Dobar primjer je i jedna od najvećih banaka u Sloveniji koja je u okviru svoje poslovne strategije i kontinuiranog sustava poboljšanja, odlučila nadograditi postojeći sustav obrade dokumenata.

Kao najbolje rješenje odabrano je prilagođavanje softvera multifunkcijskih uređaja, kroz koje je do sada provedena većina skeniranja. Između nekoliko potencijalnih ponuđača izabran je dobavljač Kyocerinih uređaja, poduzeće Xenon forte. Rješenje se provodi kao aplikacija koja se koristi na multifunkcijskim uređajima Kyocera, a koja je usko integrirana s pozadinskim sustavom banke.

Proces obrade dokumenta započinje tako da korisnik prije skeniranja na zaslonu multifunkcijskog uređaja odabere tip dokumenta, uređaj se automatski spaja na mrežnu uslugu pozadinskog sustava te se dinamično prilagođava daljnje ponašanje prema zahtjevima korisnika. Dokument se nakon skeniranja ne oblikuje na uređaju, nego se informacije pomoću protočnog sustava šalju u sustav za upravljanje dokumentima gdje se formira konačni oblik datoteke, odnosno zapis PDF/A. U sustavu za upravljanje dokumentima datoteka se također automatski razvrstava prema internom planu klasifikacije koji definira način rukovanja, pohranjivanja i pristupanja svakom pojedinom pohranjenom dokumentu. 

Budući da je riječ o potpunoj integraciji aplikacije u pozadinski sustav, svaka promjena u sustavu dokumenta se redovito sinkronizira. Nakon provedbe projekta procijenjeno je da su ostvarene uštede značajne. Prva prednost je kraće vrijeme potrebno za rad s dokumentima što dugoročno dovodi do značajnih financijskih ušteda. Također je važno da se zbog automatizacije i ujednačavanja procesa obrade dokumenata značajno smanjuje mogućnost pogrešaka i zastoja.

Banka Intesa Sanpaolo (Slovenija) je uz pomoć Xenon fortea uvela delegirano ovlaštenje za ispis prilagođeno radu od kuće, što administratoru dokumenata omogućuje siguran rad s dokumentima i prosljeđivanje ovlaštenoj osobi koja ih ispisuje na lokaciji banke.

Ovlaštena osoba dobiva e-mail da ga čeka dokument koji se može ispisati na najbližem printeru. Banka također koristi i namjensko rješenje ScannerVision za prihvat ulazne dokumentacije, koje je u potpunosti prilagođeno poslovnim procesima u banci. Zaposlenik skenira dokumente putem multifunkcijskog uređaja, a sustav ih prema sadržaju šalje u odgovarajuće mape i prema tome ih označava.

Nakon toga ih priprema za daljnju obradu u back-office sustavima. Addiko Bank je također u potpunosti iskoristila napredno upravljanje ispisom putem MyQ poslužitelja za ispis, koji omogućuje ispis na svim uređajima za ispis i osigurava poštivanje pravila glede pohrane optički snimljenih dokumenata u namjenske mape na poslužitelju banke.

»Unatoč značajno smanjenoj količini pisača i manjem opterećenju IT odjela, zadovoljstvo zaposlenika novim ispisnim rješenjem je poraslo. Uštede su značajne na svakom koraku«, rekao je Jure Vehovec, direktor IT-a u Addiko Bank Slovenija.

U svim navedenim primjerima Xenon forte je uz pomoć Kyocera uređaja i njihovim aplikacijama ispunio očekivanja te osigurao zadovoljstvo svojih korisnika – banaka. Ako vas zanima više detalja vezano uz navedene projekte ili biste htjeli na sličan način unaprijediti Vaše poslovanje možete nam se obratiti telefonski na 01 6185 824 ili e-mailom na [email protected]

Promo članak