Konica Minolta: Robotska automatizacija procesa

Kada bi se vratili par desetaka godina u prošlost, velike tvrtke imale su cijele odjele u administraciji koji su ručno odrađivali golemu količinu repetetivne papirologije. Računala su neke od procesa ubrzali, a digitalizacija je napravila dodatni pomak, no i dalje postoji potreba za zamornim pretipkavanjima zapisnika, računa ili nekih drugih ponavljajućih radnji. U nedavnom istraživanju 47% radnika se žalilo na digitalnu administraciju, a još je jedan postotni bod više bio udio onih koji misle da njihove vještine nisu na adekvatan način iskorištene.

Na neki način, mastodont nezaobilazne administracije drobi velik dio vremena i energije kreativnih ljudi s ključnim vještinama koje bi se mogle upotrijebiti u komunikaciji s klijentima, razvijanju rješenja ili drugim poslovima s većom dodatnom vrijednošću.

Oslobađanje tereta repetetivnih procesa

Jedno od kvalitetnih rješenja je automatizacija procesa pomoću digitalnih radnika. RPA (Robot Process Automation) usluga je koju unutar IT rješenja Inteligentnog povezanog radnog mjesta (ICW) nudi Konica Minolta. Radi se o softveru koji se instalira na računalo te korištenjem miša i tipkovnice simulira rad zaposlenika te putem korisničkog sučelja može napraviti bilo koji proces kao i zaposlenici organizacije.

Raspon primjena je ogroman. Digitalni radnici, odnosno softver koji vrši automatizaciju idealni su u svim poslovnim primjenama gdje postoje repetetivni poslovi kao što su kopiranje podataka i slanje mailova. Među mogućim scenarijima je i sastavljanje dokumentacije različitih formata koji su strukturirani. Takav posao je predvidiv, ali je ponavljajući i zamoran, pa je logično da se ovakav zadatak prepusti softveru dok se zaposlenici mogu fokusirati na kreativne zadatke i rad s ljudima.

Jedan od problema koji postoji u organizacijama je nemogućnost povezivanja ili integracije dvaju softvera. Digitalni radnici će brzo i 100% pouzdano pretipkavati i provjeravati informacije iz jednog softvera u drugi preko korisničkog sučelja. Brzina rada ograničena je samo o brzini odgovora korisničkog sučelja. Robotski pomagači ovakav posao mogu raditi stotinu puta brže od čovjeka i uz potpunu preciznost.

Iskustva s terena i konkretni primjeri

Dosadašnja iskustva konzultanata iz Konica Minolte govore o najčešćim primjenama RPA softvera za automatizaciju u organizacijama koje imaju veliki back-office. Neka od područja gdje ima veliki potencijal za ubrzavanje poslovanja i uštede vremena za smislenije poslove zaposlenika su: turizam, banke, trgovina, osiguravajuće kuće, transport, logistika i slične djelatnosti.

Prema iskustvima iz dosadašnjih implementacija, konkretni zadaci za koje se digitalni radnici koriste i mogu se koristiti uključuju kod osiguravajućih kuća. Primjer je kod radnji vezanih uz štete:

• Dodavanje dodatne dokumentacije u štetovni spis

• Otvaranje štete, kontrola podatka – ugovaratelj, osiguranik, štetnik, oštećenik, broj police i dr.

• Kontrole iznosa štete – npr. franšize ili limita pokrića

• Priprema naloga za isplatu šteta – veza s računovodstvenim djelom sustava

• Knjiženje šteta

• Izvještavanje o likvidiranim, otklonjenim, isplaćenim štetama

• Automatska likvidacija šteta manjih vrijednosti (npr. do 100 kn)

• Traženje odobrenja za likvidaciju šteta većih vrijednosti

• Slanje mailova klijentima o zaprimljenoj, odnosno otvorenoj šteti

• Slanje mailova klijentima o isplaćenoj šteti

Još jedno od područja gdje se mogu očekivati veliki benefiti RPA implementacije je kontroling. Ovo su neki od zadataka koje digitalni radnici mogu uspješno izvršiti:

• Konsolidiranje izvještaja

• Priprema podataka iz različitih izvora

• Testiranje novih verzija aplikacija

Također velika je primjena i u turizmu, gdje u hotelijerstvu možemo izdvojiti neke od procesa, a to su:

• Administracija u kuhinji kod naručivanja hrane i pića

• Onboarding plan za prijavu gostiju kao što su unos u eVisitor, prijava u interni sustav, registracija gostiju na usluge hotela kao što su wellness, fitness, gym, transferi i slično

• Naručivanje robe od dobavljača

• Razduživanje robe u kuhinjama na kraju smjene i slično

• Kontrola rezervacije gostiju kod vanjskih servisa za rezervaciju

Logističke tvrtke i ostale kojima to nije primarna djelatnost, ali zbog svoje veličine imaju zahtjevnu logistiku, imaju također nekoliko scenarija primjene kroz:

• Naručivanje kurirske službe koji imaju B2B web aplikaciju za naručivanje dostave za preuzimanje robe

• Razduživanje ili zaprimanje robe na stanje

Kako funkcionira RPA rješenje

Svako rješenje i svaka implementacija je posebno prilagođena i odrađuje se u dogovoru s klijentom, pa je na neki način svako rješenje individualno i prilagođeno potrebama korisnika. Kao pomagače svojim robotskim djelatnicima pri obradi skenirane dokumentacije Konica Minolta koristi OCR (optical character recognition) rješenja za prepoznavanje teksta na dokumentima te strukturiranje istih, koje dalje Robot ima na raspolaganju za daljnji rad u procesu.

Prvi korak je detaljna analiza kako bi se razumjeli izazovi. Poslovni procesi i problemi se mapiraju i pokušavaju shvatiti potrebe.

Nakon toga slijedi razgovor s tvrtkom gdje se pokušava utvrditi koji je cilj, što potom vodi do prijedloga i nacrta prema planu izvršenja.

Slijedi digitalizacija papirnatih ili analognih informacija kako bi se stvorili preduvjeti za inteligentno procesiranje i automatizacija informacija.

Zadnja faza je implementiranje robotskog softvera koji će izvršavati kompleksne, repetitivne zadatke.

Tri su moguća scenarija implementacije. Sustav se može postaviti on-premise, u Cloudu ili u hibridnoj varijanti, a odabir je u potpunosti na klijentu. Roboti su jednostavni za implementaciju i već kroz nekoliko dana mogu započeti raditi na svom radnom mjestu.

Sastoje se od dvije komponente, a to su:

• HQ (Headquarters) odnosno konzola za upravljanje robotima. Uz to, u konzoli se dizajniraju procesi i rade testovi. Ova komponenta se nalazi u potpunosti na Cloud serveru kod opcije odabira Hibridne ili Cloud implementacije

• Robot, softverska komponenta koja prema uputama iz HQ konzole izvršava proces i u pravilu je instalirana na infrastrukturi korisnika, no može biti i u Cloud-u. Razlika je što u slučaju prekida veze između HQ komponente i Robota, Robot i dalje nastaviti izvršavati procese ukoliko je instaliran na strani korisnika

Digitalizacija je nužnost, ne izbor

U svijetu koji zbog napretka tehnologije ide nevjerojatnom brzinom naprijed, za uspješan posao gotovo je nemoguće ostati konkurentan bez poboljšavanja svih procesa kroz benefite koje donosi digitalizacija. Zamislite si dvije jednako kvalitetne kompanije koje imaju konkurentan proizvod. Ako jedna od njih zbog uvođenja inteligentnog poslovnog rješenja odjednom postigne 29% veću učinkovitost, 27% bolje razumijevanje korisnika i 23% brže procese, odjednom će biti u velikoj prednosti.

Upravo su gore navedeni neki iskustvom prepoznati benefiti uvođenja RPA automatizacije putem robotskih pomagača. Kontaktirajte stručnjake Konica Minolte na [email protected] i zatražite konzultacije već danas.

Promo članak